தவறுகளை சுட்டிக்காட்டும் எக்ஸெல்

தகவல்களை சேகரித்து வைப்பதற்கு அனைவரும் உபயோகப்படுத்தும் ஒன்று எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட். இது தகவல்களை தரவரிசைப்படுத்துவதற்கும் உதவுகிறது.

இதில் நீங்கள் பார்முலா(Formula) ஒன்றை என்டர் செய்துள்ளீர்கள் என வைத்துக் கொள்வோம். உடனே எக்ஸெல் உங்களுக்கு #NAME என்று காட்டுகிறது. இது என்ன? எக்ஸெல் அறிந்து கொள்ள முடியாத ஒன்றை நீங்கள் பார்முலாவில் அமைத்திருக்கிறீர்கள்.

அது ஒருவரின் பெயர் அல்ல, ஏதோ ஒன்றின் பெயர். அது எக்ஸெல் தொகுப்பிற்கு புரியாத காரணத்தினால் இப்படி ஒன்றை தருகிறது. ஏதாவது ஒரு பங்சனாக இருக்கலாம். எடுத்துக்காட்டாக SUM என்பதற்கு டைப்பிங் பிழையாக SAM என நீங்கள் அமைத்திருக்கலாம்.

இது ஒரு சிறிய பார்முலாவில் உள்ளது என்றால் உடனே நீங்களே அந்த பார்முலாவினை மீண்டும் பார்த்து சரி செய்துவிடலாம். ஆனால் நீளமான பார்முலா என்றால் முழுதாக அனைத்தையும் பார்த்து எதில் பிழை உள்ளது என்று அறிவது சற்று கடினமே.

பிழையைக் கண்டறிய முடியவில்லை என்றால் ஏமாற்றமும் எரிச்சலும் தானே மிஞ்சும். இதற்கு எக்ஸெல் ஒரு மறைமுக உதவியைத் தருகிறது. இதற்கு உங்கள் பார்முலா முழுவதையும் ஆங்கிலத்தில் சிறிய எழுத்துக்களில் டைப் செய்திடுங்கள்.

பொதுவாக இது போல நீங்கள் சிறிய எழுத்துக்களில் டைப் செய்து என்டர் தட்டியவுடன் எக்ஸெல் அவை அனைத்தையும் பெரிய எழுத்துக்களில் எழுத்துக்களில் மாற்றும். இங்கு தான் நமக்கு உதவி கிடைக்கிறது. எக்ஸெல் தான் அறிந்து கொள்ளும் பார்முலாவின் பகுதியினை மட்டும் அவ்வாறு பெரிய எழுத்துக்களில் மாற்றும்.

எதில் பிழை இருந்து தன்னால் அறிய முடியவில்லையோ அந்த சொற்களை மாற்றாமல் விட்டுவிடும். எனவே எதில் பிழை உள்ளது என்று நமக்குத் தெரிந்துவிடும். நாம் உடனே அதனைச் சரியாக அமைத்துவிடலாம்.

இதில் இன்னொரு சிறிய ஆனால் முக்கியமான விஷயத்தை மனதில் கொள்ள வேண்டும். டேட்டாக்கள் குறித்த சொற்கள், அவற்றின் ரேஞ்ச் காட்டும் இடங்களை எக்ஸெல் கேப்பிடல் சொற்களில் மாற்றாது. எனவே அவற்றில் பிழை இருந்தால் நாமாகத் தான் கண்டறிய வேண்டும்.